IT na rozcestí. Dožije starý software s první generací uživatelů?

S moderním softwarem starší zaměstnanci často bojují, protože v něm postrádají funkce, na které byli léta zvyklí. A noví uživatelé naopak požadují vše hned, aplikace stejně dostupné a funkční kdekoli a na jakémkoli zařízení.

A jak na to reagují firmy? Nabízí se jistá paralela s manufakturou a plně automatizovanou výrobní linkou. Nebo s přechodem od klasických automobilů k elektromobilitě. Stále existují firmy, kde se zavádělo IT ještě v dřevních dobách, prim hrály tabulky v excelu a e-mail. Nebo provozují historické podnikové systémy, které svou dobu již přežily. Jenže svět je dávno jinde a firmy stojí před rozhodnutím, jak se na změny připravit nejen technicky, ale nadchnout pro ně také své zaměstnance.

Zvyk je železná košile. Změny narážejí na zažité zvyky i hrdost

Na začátku každé změny stojí vedení firem v těžké pozici – jak nový systém představit a obhájit si jeho potřebu u zaměstnanců, kteří mají všechny postupy zaběhnuté a nedokážou si ani moc představit, že by se to dalo dělat jinak a lépe? Nebo jsou dokonce hrdí na svou produktivitu, počet odbavených položek nebo zpracovaných faktur?

Uvedeme příklad ze světa podnikového systému SAP, neboť se mu věnujeme již přes dvacet let a sami na takovou generační změnu u nás ve firmě narážíme. A to jak interně, tak právě u našich klientů, u kterých novou cloudovou verzi nasazujeme. Jednou jsme pro klienta navrhli řešení, které však neprošlo u účetního oddělení. Tamní zaměstnankyně byly se starým systémem neuvěřitelně efektivní, znaly nazpaměť všechny postupy. A na svoje schopnosti byly patřičně hrdé. Novou alternativu s jiným uživatelským prostředím odmítly s odkazem právě na zažité postupy. Je nasnadě, že jsme v tomto případě s naším návrhem nepochodili a byli jsme tlačeni do zákaznického vývoje tak, aby nové řešení fungovalo identicky jako to staré.

Se zakázkovými úpravami softwaru se rozlučte

Je zřejmé, že se právě v tuto chvíli potkávají ve firmách dva světy – původní systémy, které vyrostly společně s jejich prvními uživateli, a jejich cloudoví následníci, kteří vyměnili nezměrnou komplexnost a přizpůsobitelnost za jednoduchost a uživatelskou přívětivost. Právě proto, že tito starší uživatelé znají všechny možnosti, zkratky, ale i záludnosti programů, které používají, na ně nedají dopustit. Připomínají motoristy, kteří milují perfektně vyladěný, burácející archaický osmiválec. Mladou generaci zase zajímá, jak se dostanou z bodu A do bodu B co nejpohodlněji.

A s IT systémy je to stejné. Pokud nechce firma modernizovat systém starším uživatelům navzdory, nezbývá jí nic jiného než původní systém replikovat 1 : 1 na moderní infrastrukturu. Výsledkem je tedy 15 let starý systém na nové platformě. Aby se tomuto zabránilo, tak se původní uživatelé naopak musejí smířit s tím, že se novým procesům budou muset přizpůsobit.

Jak vidno, i velcí softwaroví hráči se musejí přizpůsobovat novým uživatelům. Jejich hlavní výhodou je ale obrovské množství know-how a zkušeností, které dokážou do nových aplikací promítnout. Z podhoubí ERP systémů vznikly skutečně rozsáhlé digitální světy, kde si vybere to své prakticky každý podnik. My, coby dlouholetý partner, stojíme na stejném rozcestí – vyjít vstříc novým uživatelům a zároveň dokázat obsloužit ty původní. Zatím to tedy vypadá, že alespoň nějaký čas bude staré a nové IT existovat vedle sebe.

‍